Таск-трекердегі OKR: компания мақсаттарын командалар тапсырмаларымен қалай байланыстыру керек

Таск-трекердегі OKR былай байланыстырылады: тоқсан мақсаты жоғарғы деңгейге (Plane-де Initiative немесе Jira-да эпиктен жоғары деңгей), әр негізгі нәтиже сипаттамасында метрикасы бар модульге немесе эпикке, ал метриканы алға жылжытатын жұмыс спринттердегі тапсырмаларға айналады. Аптасына бір рет команда ағымдағы мәнді және оған жетуге деген сенімділікті жаңартады. Осылайша мақсаттар презентацияда қалып қоймай, команда күн сайын жұмыс істейтін жерде көрінеді.

Мақала OKR енгізіп жатқан немесе сәтсіз алғашқы тоқсаннан кейін оларды қайта жандандыруға тырысып жүрген негізін қалаушыларға, әзірлеу басшыларына және продактарға арналған. Төменде: OKR деңгейлері Plane мен Jira-ға қалай түседі, неліктен негізгі нәтиже тапсырма емес, қадамдық баптау, тоқсандық күнтізбе, check-in форматы және OKR-дан бас тартуға әкелетін қателер.

Неліктен OKR презентацияларда өледі

OKR-мен өткен алғашқы тоқсанның әдеттегі тарихы былай көрінеді. Тоқсан басында басшылық мақсаттарды слайдтарға немесе кестеге жазады. Командалар негізгі нәтижелерді тұжырымдайды, бәрі келіседі. Содан кейін мақсаттар туралы ештеңе айтылмаған трекерде кәдімгі жұмыс басталады. Тоқсан соңында біреу кестені ашады, сонда негізгі нәтижелердің жартысы орнынан қозғалмағаны, ал команда осы уақыт бойы бос болмағаны анықталады.

Мәселе әдістемеде емес, мақсаттар мен тапсырмалар арасындағы алшақтықта. Егер спринтте негізгі нәтижемен байланысты бірде-бір тапсырма болмаса, ол нәтиже орнынан жылжымайды. Егер байланыс бар болса, бірақ оны ешкім көрмесе, басымдықтар бәрібір «кім қатты сұрады» қағидасымен шешіледі.

Таск-трекер бұл алшақтықты жабады: мақсаттар, негізгі нәтижелер және тапсырмалар бір жүйеде тұрады және бір-бірімен байланысты. Спринтті жоспарлау кезінде қай тапсырмалар мақсаттарға жұмыс істейтіні, қайсысы жұмыс істемейтіні көрінеді.

OKR деңгейлері трекерге қалай түседі

OKR деңгейі	Мысал	Plane	Jira
Мақсат (Objective)	«Жаңа клиенттердің онбордингін дербес ету»	Жұмыс кеңістігі деңгейіндегі Initiative	Advanced Roadmaps ішіндегі эпиктен жоғары деңгей немесе мақсаттардың жеке жобасындағы тапсырма
Негізгі нәтиже	«Менеджерге қоңырау шалмай онбордингтен өткен клиенттер үлесі, базалық мәннен мақсатты мәнге дейін»	Команда жобасындағы бастамамен байланысқан модуль немесе эпик	Мақсатқа сілтемесі бар эпик
Команда бастамасы	«Қадамдық баптау шебері»	Модуль ішіндегі тапсырмалар, қажет болса ішкі модуль	Эпик ішіндегі тарихтар мен тапсырмалар
Екі аптаға жұмыс	«Шебердегі тариф таңдау экраны»	Циклдегі тапсырмалар	Спринттегі тапсырмалар
Апталық check-in	Метрика мәні, сенімділік, кедергілер	Бастамадағы пікір немесе Pages ішіндегі бет	Эпиктегі пікір немесе Confluence беті
Прогресс шолуы	Компанияның барлық мақсаты бір экранда	Кеңістік деңгейіндегі Dashboards және көріністер	Jira дашбордтары және Advanced Roadmaps

Plane-де бастамалар бірнеше жобаның жұмысын біріктіреді, сондықтан әзірлеу, дизайн және қолдау жұмыс істейтін мақсат толық көрінеді. Jira-да осындай көріністі Advanced Roadmaps береді; оның сіздің тарифіңізде қолжетімді екенін тексеріңіз.

Негізгі нәтиже — тапсырма емес, метрика

Ең жиі кездесетін қате: негізгі нәтижелерді жұмыстар тізімі ретінде тұжырымдау. «Баптау шеберін іске қосу», «Онбордингті қайта жазу», «Бес сұхбат өткізу». Бұлар нәтижелер емес, бастамалар. Оларды жүз пайыз орындап, ештеңені өзгертпеуге болады.

Негізгі нәтиже «мақсатқа жеткенімізді қалай түсінеміз» деген сұраққа жауап береді. Оның метрикасы, тоқсан басындағы базалық мәні және соңындағы мақсатты мәні бар. Тапсырмалар — метриканы қалай жылжытуға болатыны туралы гипотезалар.

Бұдан трекер үшін маңызды салдар шығады. Модульдің жабылған тапсырмалар пайызымен көрсетілген прогресі негізгі нәтиженің прогресіне тең емес. Модуль толық жабылуы мүмкін, ал метрика орнында тұра береді. Сондықтан модуль немесе эпик сипаттамасында жеке блок ұстаңыз:

• метрика және оның мәні қайдан алынатыны;
• тоқсан басындағы базалық мән;
• мақсатты мән;
• ағымдағы мән және жаңартылған күні;
• команданың нәтижеге жетуге деген сенімділігі.

Ағымдағы мәнді негізгі нәтиженің иесі апталық check-in кезінде жаңартады. Жабылған тапсырмалар пайызы команданың жұмыс істеп жатқанын көрсетеді. Метрика команда істеп жатқан нәрсенің нәтиже беретінін көрсетеді.

Мақсат пен негізгі нәтижелерді қалай тұжырымдау керек

Жақсы мақсат қалаған жағдайды қысқаша сипаттайды және командадағы әр адамға түсіндірмесіз түсінікті. Онда сандар жоқ: сандар негізгі нәтижелерде тұрады. Нашар мақсат «өнімді жақсарту» немесе «тиімділікті арттыру» сияқты естіледі, одан кейін дүйсенбіде не істеу керектігін ешкім білмейді.

Жақсы негізгі нәтиже төрт тексеруден өтеді:

1. Өлшенеді. Метрика бар және оның мәні қайдан алынатыны түсінікті.
2. Бастапқы нүкте бар. Базалық мән тоқсан басында белгілі.
3. Команданың бақылауында. Команда метрикаға басқа бөлімдердің шешімін күтпей, өз жұмысымен әсер ете алады.
4. Жұмысты сипаттамайды. Тұжырымдамадан нәтижеге жетудің жалғыз ғана тәсілі туындамайды.

SaaS өнім командасына арналған мысал. Мақсат: «Жаңа клиенттер өнімді менеджердің көмегінсіз пайдалана бастайды». Негізгі нәтижелер: бірінші аптада баптауды аяқтаған клиенттер үлесі базалық мәннен мақсатты мәнге дейін өседі; баптау бойынша қолдау қызметіне жүгінулер саны азаяды; тіркелуден алғашқы жұмыс әрекетіне дейінгі уақыт қысқарады. Бастамалар, яғни баптау шебері, интерфейстегі кеңестер және оқыту хаттары, трекерде модульдер мен тапсырмалар ретінде пайда болады.

IT-бөлімге арналған мысал. Мақсат: «Қызметкерлер жұмыс орнын күтпей алады». Негізгі нәтижелер: жаңа қызметкерге қолжетімділік беру уақыты мақсатты мәнге дейін қысқарады; SLA шегінде жабылған өтінімдер үлесі өседі. Тапсырмалар — қолжетімділік беруді автоматтандыру, өтінім үлгілері, регламент — IT-бөлімнің циклдеріне түседі.

Мақсатты мәндерді өз базалық деректеріңізге сүйеніп, өзіңіз қойыңыз. Презентациялардағы бөгде бағдарлар бұл жерде дерлік пайдасыз: әр команданың бастапқы нүктесі өзгеше.

Plane-де OKR-ды қадам бойынша баптау

1. Тоқсан мақсаттары. Жұмыс кеңістігі деңгейінде бастамалар құрыңыз. Атауында тоқсанды, сипаттамасында бұл мақсаттың не үшін екенін және оның иесі кім екенін көрсетіңіз.
2. Негізгі нәтижелер. Мақсатқа жұмыс істейтін әр команданың жобасында әр негізгі нәтижеге модуль немесе эпик құрып, оны бастамамен байланыстырыңыз.
3. Метрикалар. Модуль сипаттамасында метрика, базалық, мақсатты және ағымдағы мән көрсетілген блокты толтырыңыз.
4. Тапсырмалар. Негізгі нәтижені алға жылжытатын жұмысты модульдің ішінде құрыңыз. Циклді жоспарлау кезінде OKR модульдеріндегі тапсырмалар басымдыққа ие болады.
5. «OKR-дан тыс» белгісі. Операциялық жұмыс пен қолдау да циклдерге түседі, бірақ белгімен. Сонда ретрода уақыттың қанша үлесі мақсаттарға жұмсалғаны көрінеді.
6. Басшыға арналған көрініс. Кеңістік деңгейінде тоқсанның барлық бастамалары мен олардың модульдері бар көрініс пен дашборд жинаңыз.
7. Тоқсан беті. Wiki ішінде тоқсан мақсаттары, check-in ережелері және өткен тоқсан қорытындылары бар бет құрыңыз.

Егер команда әлі циклдермен жұмыс істемесе, алдымен спринттерді жолға қойыңыз: тұрақты жоспарлаусыз OKR-ды байланыстыратын ештеңе жоқ. Мұны қалай жасау керектігін Plane-дегі спринттер мен циклдер туралы мақалада сипаттадық.

Jira-дағы OKR: нені пайдалану керек

Jira-да OKR жүргізудің жалғыз дұрыс тәсілі жоқ, бірақ жұмыс істейтін сызба былай көрінеді. Негізгі нәтиже команда жобасында эпик ретінде ресімделеді. Мақсат Advanced Roadmaps ішінде бапталатын эпиктен жоғары иерархия деңгейіне немесе эпиктер сілтемелермен байланысатын мақсаттардың жеке жобасындағы тапсырмаға айналады. Негізгі нәтиженің метрикасы эпик сипаттамасында немесе жеке өрісте сақталады.

Есептер үшін тоқсан эпиктері бойынша JQL сүзгісін жинап, оны дашбордқа шығарады. Егер компанияда Confluence бар болса, апталық check-in-ды Confluence бетінде жүргізу ыңғайлы. Каскады мен бағалары бар толыққанды OKR есептілігі үшін Atlassian Marketplace қосымшалары бар; олардың құны Jira лицензияларынан бөлек есептеледі.

Егер сіз әлі Plane мен Jira арасында таңдап жүрсеңіз, ескеріңіз: Plane-де бастамалар кірістірілген және иерархияны баптауды қажет етпейді, ал Jira-да икемділік жоғары, бірақ әкімшілендіру де көбірек.

Тоқсандық күнтізбе және апталық check-in

Апта	Оқиға	Трекерде не істейміз
Тоқсанға 2 апта қалғанда	Басшылықтың мақсаттар жобасы, командалармен талқылау	Wiki-дегі жоба-бет, командалардың пікірлері
1 апта қалғанда	Командалар негізгі нәтижелер мен бастамаларды тұжырымдайды	Модульдердің немесе эпиктердің жобалары, метрикалардың базалық мәндері
1	Бекіту және тоқсанды бастау	Бастамалар мен модульдер құрылып, байланыстырылды, бірінші цикл жоспарланды
Әр апта	Check-in, әр командаға 15–30 минут	Әр негізгі нәтиженің ағымдағы мәні мен сенімділігін жаңарту
6–7	Тоқсан ортасындағы қайта қарау	Мәнін жоғалтқан негізгі нәтижелерді қайта қарау; шешімдер тоқсан бетіне жазылады
12	Алдын ала бағалау	Иелер күтілетін қорытынды мәнді бекітеді
13	Қорытынды бағалау және ретро	Әр негізгі нәтижені бағалау, ретро беті, аяқталмағанын келесі тоқсанның жобасына ауыстыру

Әр негізгі нәтижеге арналған check-in үлгісі:

• метриканың ағымдағы мәні және бір аптадағы өзгерісі;
• нәтижеге жетуге деген сенімділік: жоғары, орташа немесе төмен;
• не кедергі келтіреді;
• команда осы аптада не істейді, цикл тапсырмаларына сілтемелермен.

Қорытынды бағаны 0-ден 1-ге дейінгі шкала бойынша қою ыңғайлы. Амбициялы мақсаттар үшін шамамен 0,7 нәтиже қалыпты саналады. Егер команда әр тоқсанда бәрін бірлікке жабатын болса, мақсаттар тым сақ қойылған.

Қазақстан контексі. Көптеген IT-командалар Алматы, Астана және қашықтан жұмыс арасында бөлінген, ал қызметкерлердің бір бөлігі басқа қалалардан жұмыс істейді. Мұндай командада апталық check-in-ды жазбаша және асинхронды өткізген дұрыс: негізгі нәтиженің иесі белгілі бір сағатқа дейін мәнді жаңартып, трекерге пікір жазады, ал қоңырау тек сенімділігі төмен мақсаттар бойынша жиналады. Сонда мәртебе WhatsApp дауыстық хабарламаларында жоғалмайды. Мақсаттардың тұжырымдамасын барлық қатысушы түсінетін тілде жазыңыз: екі тілді командаларда кейде қазақ тіліндегі нұсқасы қажет. Егер негізгі нәтижелердің метрикаларында клиенттер деректері болса және компания үшін оларды Қазақстанда сақтау маңызды болса, трекердің self-hosted орнатылуын таңдаңыз.

OKR-дан бас тартуға әкелетін қателер

• Мақсаттар тым көп. Бір командаға сегіз мақсат назардың шоғырланбағанын білдіреді.
• Негізгі нәтижелер тапсырмалар тізімі ретінде. Бәрі орындалды, метрика қозғалмады, оны ешкім байқамады.
• Базалық мән жоқ. Бастапқы нүктесіз прогресс болды ма, жоқ па, түсіну мүмкін емес.
• Check-in айына бір рет. Тоқсанның ортасында тәсілді өзгертуге кеш.
• Сыйлықақылармен байланыс. Командалар қауіпсіз мақсаттар қояды, ал OKR амбиция құралы болудан қалады.
• Бұйрықпен каскад. Мақсаттар жоғарыдан әр қызметкерге дейін түсіріледі, командалар тұжырымдауға қатыспайды және оларды өздерінікі деп сезінбейді.
• Бүкіл жұмыс OKR-ға тықпаланған. Қолдау мен операциялық тапсырмалар мақсаттарға формалды түрде байланыстырылған, сондықтан прогресс көрінісі бұрмаланады.
• Мақсаттар трекерден тыс. OKR кестесі бөлек, тапсырмалар бөлек, байланыс басшының есінде ғана сақталады.

Біздің тәжірибемізше, OKR-мен өткен алғашқы тоқсан дерлік әрқашан оқу тоқсаны болып шығады. Егер оның қорытындысы бойынша команда мақсаттардан бас тартпай, форматты өзгертсе, бұл қалыпты жағдай. Кейін OKR түсетін трекерді енгізудің жалпы тәртібін компанияда таск-трекер енгізу туралы мақалада сипаттадық.

Біз мұны қалай жасаймыз

Біз диагностикадан бастаймыз: қазір мақсаттар қалай тұжырымдалатынын, тапсырмалар қайда жүргізілетінін, командаларда тұрақты жоспарлау бар-жоғын және метрикалар қайдан алынатынын қарастырамыз. Содан кейін бір-екі командамен бір тоқсанға пилот іске қосамыз: Plane-де бастамаларды, модульдер мен көріністерді немесе Jira-да иерархияны баптаймыз, алғашқы check-in-дарды негізгі нәтижелердің иелерімен бірге өткіземіз. Тоқсан қорытындысы бойынша форматты түзетіп, оны қалған командаларға таратамыз.

Тәсіл туралы толығырақ Jira және Plane таск-трекерлерін енгізу қызметі бетінде.

---

Дереккөздер. Plane тарифтері мен функциялары: plane.so/pricing. Plane-нің жаңа функцияларының сипаттамасы: Plane блогы. Jira тарифтері: Atlassian прайс-парағы.

Терминдер қарапайым тілмен

OKR (Objectives and Key Results)

Мақсат қою жүйесі: тоқсанға арналған сапалық мақсат және оған екі-төрт өлшенетін негізгі нәтиже. Командаға қай жұмыс шынымен маңызды екенін түсінуге көмектеседі.

Негізгі нәтиже

Базалық және мақсатты мәні бар көрсеткіш, ол арқылы мақсатқа жеткені-жетпегені көрінеді. Бұл тапсырма емес: барлық тапсырманы орындап қоюға болады, бірақ көрсеткіш орнынан қозғалмауы мүмкін.

Check-in

OKR бойынша апталық қысқа салыстыру: көрсеткіштің ағымдағы мәні, оған жетуге деген сенімділік және не кедергі келтіретіні. Бөлінген командада оны трекерде жазбаша жасаған ыңғайлы.

Initiative (Plane-дегі бастама)

Plane-дегі бірнеше жобаның жұмысын біріктіретін жоғарғы деңгей. Тоқсан мақсатына бастама құрылады, сонда оған әзірлеу, дизайн және қолдау қалай жұмыс істейтіні көрінеді.

Эпик

Көптеген тапсырмадан тұратын ірі жұмыс блогы. Jira-да негізгі нәтиже әдетте эпик ретінде ресімделеді, ал оның көрсеткіші сипаттамада сақталады.

Advanced Roadmaps

Эпиктерден жоғары деңгейде жоспарлауға арналған Jira функциясы. Оның көмегімен мақсаттар деңгейін баптайды; қолжетімділігі тарифке байланысты.

JQL

Тапсырмаларды шарттар бойынша іріктеуге арналған Jira сұраныстар тілі. Ол арқылы тоқсан эпиктері бойынша есеп жинап, оны басшының дашбордына шығарады.

SLA

Өтінімді өңдеудің келісілген мерзімі, мысалы, жаңа қызметкерге қолжетімділік беру. Мерзімінде жабылған өтінімдердің үлесі IT-бөлімнің негізгі нәтижесі бола алады.